ما المعلومات التي تجهّزها لملفك التعريفي؟ قائمة تحقق للشركات في الإمارات
قبل كتابة الملف التعريفي، اجمع عشرة أمور: بيانات رخصتك التجارية، وخدماتك، وقدراتك، والمناطق التي تغطيها، والشهادات التي تحملها، والمشاريع التي لديك إذن بعرضها، وشعارك وصورك، وبيانات التواصل، وأي مواد موجودة لديك، والغرض من الملف وموعده النهائي. وإن كان الملف ثنائي اللغة، فأضف اسمك الرسمي بالعربية والإنجليزية.
لماذا يوفّر التحضير المسبق الوقت؟
نقص المعلومات هو السبب الأكثر شيوعاً لتأخر الملف التعريفي عن موعده. فكل نقص يتحوّل إلى سؤال، وكل إجابة تحتاج إلى صياغة ومراجعة، وأحياناً إلى إعادة تنسيق. ولدينا تبدأ مدة التسليم بعد اكتمال الاستلام، وتعتمد النص قبل أن يبدأ التصميم، لذلك فإن وصول معلوماتك كاملة يعني جولات أقل وتسليماً أبكر. وتجد كيف تترابط المراحل في آلية العمل في 4 خطوات.
قائمة التحقق
1. بيانات الرخصة التجارية
ما تجمعه: اسمك القانوني بالعربية والإنجليزية كما ورد في الرخصة تماماً، ورقم الرخصة، وجهة الإصدار (دائرة اقتصادية في البر الرئيسي أو سلطة منطقة حرة)، والشكل القانوني، والأنشطة المرخّصة، وسنة التأسيس.
أين تجده: في رخصتك التجارية السارية، وفيها قائمة الأنشطة المرخّصة لك.
كيف ترسله: ملف PDF أو صورة واضحة للرخصة، أو البيانات الأساسية مكتوبة.
نصيحة: تدخل أسماء الأنشطة إلى الملف كما صدرت، فلا تختصرها ولا تغيّر صيغتها. وإن كانت لديك أكثر من رخصة، حدّد الرخصة التي يتبعها الملف. رخصتك من أبوظبي أو دبي؟ اطّلع على تصميم الملف التعريفي للشركات في أبوظبي أو تصميم الملف التعريفي لشركات دبي.
2. خدماتك
ما تجمعه: قائمة خدماتك كاملة، مجمّعة في خطوط خدمة، مع الإشارة إلى ثلاث إلى خمس خدمات هي الأهم لديك.
أين تجده: في أنشطة رخصتك، وعروض الأسعار والعقود الأخيرة، وموقعك الإلكتروني.
كيف ترسله: قائمة بسيطة في مستند أو رسالة.
نصيحة: أدرج فقط الخدمات المرخّصة لك والتي تقدّمها فعلاً. ولقوائم خاصة بكل قطاع، اطّلع على الملفات التعريفية لشركات إدارة المرافق والملفات التعريفية لشركات التنظيف والملفات التعريفية لشركات المقاولات والتجهيزات الداخلية.
3. القدرات: الفريق والمعدات والأنظمة
ما تجمعه: الأدوار في فريقك وطريقة الإشراف، وعدد الموظفين إن أردت إظهاره وكان محدّثاً، وأهم المعدات أو المركبات، والبرامج أو الأنظمة التي تستخدمها فعلاً.
أين تجده: في الهيكل التنظيمي، وملخص الموظفين حسب الدور، وقائمة المعدات أو الأصول.
كيف ترسله: هيكل تنظيمي أو قائمة قصيرة بالأدوار، مع قائمة بالمعدات.
نصيحة: لا حاجة إلى أسماء الموظفين؛ فالأدوار أوضح للقارئ، وتبقى صحيحة حين يتغيّر الأشخاص.
4. مناطق التغطية
ما تجمعه: الإمارات والمناطق التي تخدمها، وأنواع المواقع التي تعمل فيها، وساعات العمل أو نظام الورديات إن كان ذلك يهم عملاءك.
أين تجده: في عقودك الحالية وقائمة مواقعك.
كيف ترسله: قائمة قصيرة حسب الإمارة.
نصيحة: اذكر المناطق التي تعمل فيها اليوم، وأضف المناطق التي تخطط لها عندما تبدأ العمل فيها فعلاً.
5. الشهادات والسياسات التي تحملها
ما تجمعه: نسخة من كل شهادة، أو اسمها الدقيق والجهة المانحة وتاريخ انتهائها، إضافة إلى سياسات الصحة والسلامة أو الجودة التي تعمل وفقها.
أين تجده: في الشهادات نفسها كما صدرت.
كيف ترسله: نسخ بصيغة PDF.
نصيحة: أدرج الشهادات السارية فقط، وأضف ما زال قيد الإصدار حين يصدر. وإن كانت لديك شهادة القيمة الوطنية المضافة (ICV)، فأرسلها أيضاً؛ وتوضّح قائمة تحقق التسجيل كمورّد موقعها في التسجيل كمورّد.
6. المشاريع أو العملاء الذين لديك إذن بعرضهم
ما تجمعه: لكل مشروع: نوع العمل، والموقع على مستوى الإمارة، والنطاق، والسنة.
أين تجده: في عقودك وسجلات الإنجاز وملفات المشاريع.
كيف ترسله: جدول أو قائمة، سطر لكل مشروع.
نصيحة: لا تظهر أسماء العملاء وشعاراتهم إلا بإذن منهم. وإن كانت شركتك جديدة، فصِف أنواع الأعمال التي تقدّمها بدلاً من ذلك.
7. الشعار وألوان الهوية وصورك الخاصة
ما تجمعه: شعارك بصيغة متجهة (AI أو EPS أو SVG أو PDF) إن توفّر، وإلا فملف PNG كبير، ورموز ألوان هويتك، وصورك الخاصة لفريقك وزيّه الموحّد ومركباتك ومعداتك أو مواقعك، بأكبر حجم متاح لديك.
أين تجده: لدى المصمّم الذي أعدّ شعارك، وفي دليل هويتك البصرية، وفي مكتبة صورك.
كيف ترسله: الملفات الأصلية، مرسلة كمستندات لا كصور مضغوطة.
نصيحة: استخدم صورك الخاصة بدلاً من الصور الجاهزة لأعمال شركات أخرى. وإن لم تتوفر صور مناسبة، يعتمد التصميم على الأيقونات والطباعة الواضحة.
8. بيانات التواصل
ما تجمعه: الهاتف وواتساب والبريد الإلكتروني والموقع الإلكتروني، والإمارة أو المنطقة التي تريد إظهارها لمكتبك، والشخص أو الدور المسؤول عن الاستفسارات.
أين تجده: في ورق المراسلات الحالي أو توقيع البريد الإلكتروني.
كيف ترسله: مكتوبة كما يجب أن تظهر تماماً.
نصيحة: جهة تواصل واحدة باسم أو دور واضح أسهل على القارئ من قائمة أرقام.
9. المواد الموجودة لديك
ما تجمعه: ملف تعريفي سابق، أو بروشور، أو نص موقعك الإلكتروني، أو عروض تقديمية، أو استبيان تأهيل مسبق قدّمته من قبل.
أين تجده: في ملفاتك المشتركة وموقعك الإلكتروني وتقديماتك السابقة.
كيف ترسله: الملفات كما هي.
نصيحة: يمكننا الانطلاق منها أو تحريرها في أي باقة. اطّلع على كتابة الملف التعريفي.
10. الغرض والموعد النهائي
ما تجمعه: من سيقرأ الملف (عميل، أو قائمة موردين لدى جهة مشترية، أو مناقصة محددة)، وموعد الإغلاق أو التقديم، وأي حد أقصى للصفحات أو صيغة مطلوبة.
أين تجده: في طلب الجهة المشترية، أو وثائق المناقصة، أو دليل التسجيل.
كيف ترسله: المستند نفسه، أو المتطلبات منسوخة في رسالتك.
نصيحة: شارك متطلبات الجهة المشترية منذ البداية. تستعد للتسجيل كمورّد؟ راجع قائمة تحقق التسجيل كمورّد. تتقدّم لعقد واحد؟ اطّلع على الملفات التعريفية للمناقصات. تسعى إلى الانضمام إلى قائمة موردين؟ اطّلع على ملفات التأهيل المسبق والتسجيل كمورّد.
عناصر إضافية للملف ثنائي اللغة
- اسمك الرسمي وأسماء أنشطتك بالعربية، كما وردت في مستنداتك.
- ترتيب اللغتين الذي تفضّله. افتراضياً تستلم ملف PDF واحداً يجمع اللغتين تأتي فيه الإنجليزية أولاً، ويمكنك طلب البدء بالعربية أو ملف مستقل لكل لغة.
- أي مصطلحات عربية معتمدة تستخدمها مع عملائك.
اطّلع على الملفات التعريفية ثنائية اللغة.
ما الذي لا تحتاج إلى إرساله أو ذكره
- أوصاف لا يمكن إثباتها، مثل «رائدة» أو «الأفضل».
- أرقام لا تستطيع دعمها.
- الشهادات المنتهية.
- أسماء عملاء لم تحصل على إذنهم.
- الأسعار، إن كانت أسعارك تتغيّر. وتوضّح صفحة الملفات التعريفية لشركات التنظيف لماذا يكون عرض السعر المنفصل أنسب عادةً.
- البيانات الشخصية مثل بيانات جواز سفر المالك.
كيف تتحول معلوماتك إلى صفحات؟
تعتمد نماذجنا الافتراضية بنية من 4 صفحات لكل لغة، ولكل بند في القائمة مكانه فيها:
- الغلاف: اسم الشركة والشعار وسطر واحد عمّا تقدّمه (البندان 1 و7).
- نبذة عن الشركة والرؤية والخدمات: لمحة عن الرخصة وخطوط الخدمة (البنود 1 و2 و9).
- القدرات ومناطق التغطية وآلية العمل: الفريق والمعدات والأنظمة والمناطق (البندان 3 و4).
- بيانات التواصل والمستندات: جهة التواصل والشهادات والأعمال المختارة (البنود 5 و6 و8).
وتوزّع الباقات الأكبر هذه الأقسام على 6 أو 8 أو من 8 إلى 10 صفحات لكل لغة. تصفّح كل النماذج (والشركات الثلاث افتراضية)، أو اطّلع على ترتيب نموذجي من 8 صفحات في صفحة إدارة المرافق.
قائمة قابلة للطباعة
- ☐ بيانات الرخصة التجارية (الاسم القانوني بالعربية والإنجليزية، ورقم الرخصة، وجهة الإصدار، والشكل القانوني، والأنشطة، وسنة التأسيس)
- ☐ قائمة الخدمات، مع الإشارة إلى أهم ثلاث إلى خمس خدمات
- ☐ الأدوار في الفريق وهيكل الإشراف، وعدد الموظفين إن أردت إظهاره
- ☐ أهم المعدات والمركبات والأنظمة
- ☐ الإمارات والمناطق وأنواع المواقع التي تغطيها
- ☐ الشهادات والسياسات السارية، مع الجهات المانحة وتواريخ الانتهاء
- ☐ المشاريع التي لديك إذن بعرضها (النوع، والإمارة، والنطاق، والسنة)
- ☐ الشعار (بصيغة متجهة إن أمكن) ورموز ألوان الهوية
- ☐ صورك الخاصة بحجمها الكامل
- ☐ بيانات التواصل والشخص أو الدور المسؤول
- ☐ المواد الموجودة: ملف سابق، أو بروشور، أو نص الموقع
- ☐ الغرض والقارئ والموعد النهائي، وأي حد للصفحات أو صيغة مطلوبة
- ☐ للملف ثنائي اللغة: الأسماء الرسمية بالعربية، وترتيب اللغتين، والمصطلحات العربية المعتمدة
أسئلة شائعة
ماذا لو لم تكن لدينا أي شهادات حتى الآن؟
يُترك قسم الشهادات، وتذهب مساحته إلى خدماتكم وقدراتكم. وأضيفوا الشهادات عند صدورها.
هل يمكن ذكر أسماء عملائنا وشعاراتهم؟
فقط بإذن من العميل. وإلا فصِفوا نوع المشروع وموقعه ونطاقه دون ذكر اسم العميل.
هل يمكن إرسال معلوماتنا بالعربية فقط؟
نعم. أرسلوها بالعربية أو الإنجليزية أو بمزيج منهما. وتُكتب كل نسخة لغوية من الملف لقارئها، بالأسماء كما وردت في مستنداتكم.
ما ملف الشعار الذي نرسله؟
ملف بصيغة متجهة (AI أو EPS أو SVG أو PDF) إن توفّر لديكم، وإلا فأكبر ملف PNG أو JPG متاح. وأرفقوا رموز ألوان هويتكم إن كنتم تعرفونها.
ما مدى حداثة المعلومات المطلوبة؟
يجب أن تطابق رخصتكم التجارية الحالية وشهاداتكم السارية، وأن تعكس أعداد الموظفين وقوائم المشاريع وضعكم اليوم. وبعد أن يصل الملف إلى الجهات المشترية، حدّثوه كلما تغيّرت رخصتكم أو خدماتكم أو شهاداتكم.
جهّزت معظم هذه المعلومات؟ أرسل بيانات رخصتك التجارية وقائمة خدماتك عبر واتساب، ونؤكّد لك الباقة المناسبة. تتساءل عن التكلفة؟ راجع كم تكلفة الملف التعريفي للشركة في الإمارات.
جاهز لبدء ملفك التعريفي؟
تتراوح الباقات بين 150 و1,500 درهم، دون إضافة ضريبة القيمة المضافة، وتبدأ مدد التسليم بعد اكتمال الاستلام.
واتساب أو اتصال: +971 52 788 1408. مقرّنا في أبوظبي، ونعمل مع الشركات في جميع أنحاء الإمارات عبر الإنترنت.